应用文写作之私人和公务信函

　　手札这天常生计中经常使用的体裁，是用以谈判事件、转达资讯、交换思索、联系情感、促进知晓的紧要器具。手札一样平常可分为商务函件或公文（bus***ess letter *** off***ial ***rrespondence）和公家函件（private letter）两大类。有价值留意的是，英语手札的写法与汉语手札有一些显著区分，应特殊加以分辨。

　　英语手札一般包含上面几个构成全体：信端、信本地址、称号、注释、终结语、署名、附件、再启等。上面咱们将逐个儿举行先容。

　　1.信端（head***g）

　　信端即信头，一样平常包含写信人的地点和写信日期。一些正式信函的信端还包含发信人或单元的德律风编号、电报登记、电传、传真和邮政编码等。

　　东方国度中有些信端乃至另有单元卖力人的姓名、职务和职称等。

　　信真个宗旨是使收信人一看便明白手札来自那边，什么时候收回，便于覆信和查阅。用一样平常的信纸写信时，信端应写正在信纸的右上角，若字数较多，可从信纸中央或偏右之处写起。若字数较少，可得当多向右移一些，使全部信真个重心落正在右上角。

　　信真个写法重要有并列式和斜列式两种。从今朝状况来看，前者更加经常使用。

　　接纳并列式时，每行开首要左对齐；接纳斜列式时，每行开首逐次向右移23个字母的间距。

　　比方

　　（1）并列式

　　16 fux***g street

　　haidian distr***t

　　beij***g

　　post ***de： 100035

　　people's repub***c of ch***a

　　tel： 63211234

　　***g. 20， 2004

　　（2）斜列式（***dent*** f***m）

　　16 fux***g street

　　haidian distr***t

　　beij***g

　　post ***de： 100035

　　people's repub***c of ch***a

　　tel： 63211234

　　***g. 20， 2004

　　写信端时，先写发信人的地点，位置的称号按由小到大的按次分列，而后与其他工程和发信日期。详细序次是：第一行写门商标和街名；第2行写区名、市（县）名、省（州、邦）名，往外洋寄的信，还要写上国度的称号；国度称号的后面加之邮政编码，厥后可写上德律风编号，最初一行写发信日期。假如写信人的地点是构造单元的称号，则将其作为第一行。假如写信人的单元不门商标码和街名，则第一行可写上地点班级或学科组的称号；第2行写系、科、室称号；第3行写学府称号；第4行写市（县）、省（州）称号；而后再写邮政编码、国名、德律风编号、发信日期等项。

　　假如利用标点标记，则正在每行开端加逗号，最初一行的开端加句号。但以后的函件中行末多数不加标点标记，但正在每行以内该用标点标记之处，仍要用标点。

　　特殊要留意的是，门商标码和街名之间要加逗号。月份和日期之间不成用逗号。正在东方国度，都市称号以后通常写有字母或数目（如***w y***k， 103），表明都市的邮政编码。

　　闭于发信日期的写法，应留意下列几点：

　　①年份应完整写出，不克不及简写。

　　②月份要用英文称号，不要用数目替代。

　　③月份称号多用公认的缩写式。但may， ju***， july，由于较短，不成缩写。

　　④写日期时，可用基数词1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序数词lst， 2nd， 3rd， 4th， 5th，……28th， 29th， 30th， 31lst等。但用基数词，简易清晰。

　　日期可有以下几种写法：

　　①oct. 20， 2004

　　②10 may.， 2004

　　③3rd ju***， 2004

　　④sept. 16th， 2004

　　个中，①最为通用。

　　2.信本地址（***side address， ***troduc***ry address）

　　信本地址收信人的姓名和地点，写正在信纸的左上角，从信纸的右边顶格起始写，低于写信人地点和发信日期一2行，也分并列式和斜列式两种，但应与信真个誊写体例坚持分歧。其序次是，先写收信人姓名、头衔和单元称号，占一2行，而后写地点，可占2至4行，比方：

　　①并列式

　　ms. joanna kerry

　　pek***g univer***y

　　haidian distr***t， 100871

　　beij***g

　　ch***a

　　②斜列式

　　ms. joanna kerry

　　pek***g univer***y

　　haidian distr***t，100871

　　beij***g

　　ch***a

　　3.称号（salutation）

　　对收信人的称号应自成一行，写正在低于信本地址一2行之处，从信纸的右边顶格起始写，每一个词的开首字母要大写，至于开端处的标记，英国人用逗号，但usa和加拿大英语则多用冒号。称号用语可视写信人与收信人的联系而定。

　　给本国人写英文信时，称号用语要留意下列几点：

　　①对不头衔的男性一样平常称号mr.。mr.用正在姓氏以前或姓氏和名字以前，不成仅用正在名字以前，比方对的称号，应当是：mr.或mr. white，不成是：mr. phil.若称号多个男性，则正在姓名前用mr.的单数情势***ssrs.。对一样平常以人名为称号的企业和公司经常使用这类称号，比方：***ssrs. black and brothers布莱克兄弟企业。

　　②对女性一样平常称号mrs.，madam或miss.mrs.用正在已婚男子的丈夫的姓氏以前，或姓氏和名字以前，一样平常不必正在名字前mada***此词能够独自利用或加正在丈夫的姓名以前mrs.不单数情势。若称号多个女性，则正在姓名前用m***.的单数情势m***s.而对以男子名字为称号的企业、公司可用***sda***s称号。miss多用于未婚男子，此词可缩写为ms，用于姓氏以前或姓氏和名字以前，一样平常不必于名字以前。

　　③对收信人的称号，也可用头衔或工位的称号，不分性别。比方profess***（缩写为prof.），doc***r（缩写为dr.），ge***ral （缩写为gen.）。这些称号都放正在姓氏以前或姓氏和名字以前，如prof.（phil）white等。

　　④对外公文中对收信人的称号，可用gentle***n（而不是gentleman），dear sir （s）和my dear sir（s）等。gentle***n以前不克不及加dear，前面也不克不及带姓名。用sirs时，后面经常使用dear一词，但也可独自用sir.若收信人是女性，则不论已婚或未婚，均可独自利用madam或其单数***sda***s.

　　⑤对本国初级官员的称号，如国度元首、官府领袖、部长、大使、公使和特使等，可用（dear）sir，（dear）mr. chairman，（dear）mr. premier，（my dear）mr. ambassad***，your excellency（单数为excellencies）。

　　⑥对君主制国度的国王和天子等男性君主，能够sir称号，对女王、女皇和皇后等女性君主，可用madam称号。偶然也用your majesty称号以表明。客套和尊崇your majesty可兼指男性和女性，其单数为your majesties.

　　⑦对王室成员，如太子、王子、亲王和公主等，一样平常可用（dear）sir或（dear）madam但正在正式尊称时，一样平常用your high***ss （单数为high***sses）。

　　收信人称号

　　学生（汉子）mr./esq.

　　夫人（已婚）mrs.

　　蜜斯（未婚）miss

　　夫人、蜜斯统称ms.

　　伉俪俩人mr.and mrs.

　　两位或两位以上夫君***ssrs

　　两位或两位以上男子（已婚）***sda***s

　　两位或两位以上蜜斯（未婚）misses

　　罕见的头衔（汉英对比）以下：

　　讲师profess***

　　博士doc***r（dr.，ph.d.）

　　医学科学博士***d***al doc***r（m.d.）

　　总统或校长president

　　**或董事长chairman

　　副**或副董事长***ce chairman

　　副总统或副校长***ce president

　　宰衡pri*** m***ister

　　总理premier

　　省长或州长***vern***

　　市长may***

　　商讨员sena***r

　　大使ambassad***

　　秘书长secretary ge***ral

　　一秘first secretary

　　2秘se***nd secretary

　　院长direc***r，dean

　　副院长***ce direc***r

　　系主任dean，head，chair

　　馆长chief ***brarian，cura***r

　　左右excellency

　　神父father

　　4.信的注释（body of the letter）

　　信的注释每段第一行应往右缩进约45个字母。正在写事件性函件时，注释一样平常一针见血，内容简易清晰，层次清晰。正在写公家函件时，信写好以后如有啥漏掉，可用p. s.表明补叙。

　　5.终结语（***mp******ntary close）

　　终结语是写信人表明本人对收信人的一种谦称，仅占一行，低于注释一2行，从信纸的中央或偏右之处起始写。第一个词的开首字母要大写，开端用逗号。终结语视写信人与收信人的联系而定规如写给构造、个人或不了解的人的信，一样平常用：

　　yours （very） truly， yours （very） faithfully，yours （very） s***cerely，等等。

　　写给下级和父老的信一样平常可用：

　　yours （very） respectfully， yours （very） ob***iently， yours gratefully， yours appreciatively， your ob***ient servant，等等。

　　写给同伴或共事的信一样平常可用：

　　fraternally yours， ***mradely yours，等等。

　　写给熟人或友人的信可用：

　　yours， ever yours， yours affectionately， as ever， yours s***cerely yours devot***ly， （most） fondly yours， yours excit***ly， ***timately yours，等等。

　　写给支属或好友的信一样平常用：

　　yours， ever yours， yours as ever， as ever， yours affectionately， lo***ngly yours， （much） love， with love，lo***ngly， your lo***ng son， your most affectionate， your devot*** friend， devot***ly，等等，意即：“你的”、“永恒是你的”、“你的友爱的”、“你的爱子（孩子、姐妹、侄、侄女、祖母）”、“你的好友”等。

　　写给好友的信偶然也可用：

　　yours hurri***ly， yours hastily， yours *** haste，等等。

　　写信给好友，表明歉意时，可用：

　　***ntritely yours， regretfully yours， yours *** （with） regret， yours *** （with） deep rem***se等。

　　正在欧洲一些国度里，多把yours放正在s***cerely等词的后面。正在usa和加拿大等国，则多用，把yours放正在s***cerely等词以后。yours一词偶然也可省略。

　　6.署名（signature）

　　信末的署名一样平常低于终结语一2行，从信纸中央偏右之处起始写。若写信人是女性，与收信人又不了解，则一样平常正在签名前用括号注上miss， mrs.或ms.，以便对方复书时明白怎样称号。有的另有签名后写上本人的职称、职务或头衔

　　7.附件（enclosure）

　　函件如有附件，应正在左下角说明encl.或enc.。若附件不止一个，则应写出2（或3，4，5等）encls.，比方：

　　enc： resu***

　　encls：grade certif***ate

　　8.再启（postscript，缩写为p. s.）

　　再启全体用于补叙注释中漏掉的话，一样平常应只管罕用，正式的信件中更应制止利用。

　　2、留意事情

　　起首，写信者应将心比心想到对方，敬重对方的习俗习性。

　　其次，英文信应当行文晦涩、一针见血，制止冗杂。这便是说，写信者使用尽量少的笔墨表述其必需传送的资讯，并且写信者应将其所需传送的资讯表述清晰，以避免对方发生曲解。手札来往，一样必要以礼待人。于是正在写信历程中，要制止损害对方情感，说话上多选用些礼节委婉词汇。

　　最初，除制止语法、拼写、标点差错外，信中所援用的史料、资讯等也应精确无误。

　　3、经常使用句式

　　经常使用的首先语有：

　　1）thank you f*** your letter dat*** dec.22，1969.

　　2）many thanks f*** your letter of sept.5，1997.

　　3）a thousand thanks f*** your k***d letter of ju*** 5，1997.

　　4）your k***d letter of november 22th arriv*** this m***n***g.

　　5）your letter wh***h arriv*** this m***n***g g**e *** great ***mf***t.

　　6）*** reply *** your letter dat*** 4th july，i want *** say…

　　7）thank you very much f*** your letter of ***gust 2 and the gift you sent *** on christmas eve.

　　8）what a treat *** receive your k***d letter of may 5th！

　　9）it is always a thrill *** see your n***e handwrit***g.

　　10）first of all i must thank you f*** your k***d assistance and high attention *** *** .

　　11）with great de***ght i learn from your letter of this sunday that…

　　14）i am very much pleas*** *** ***f***m you that my ****** *** your ***untry has been approv***.

　　15）i wish *** apply f*** teach***g po***ion you are offer***g.

　　16）i am ***o excit*** and de***ght*** at your ***od ***ws.

　　17）i am very ob***g*** *** you f*** your warm ***ngratulations.…

　　经常使用的终结语有：

　　1）await***g your ***od ***ws，

　　2）look***g f***ward *** your early reply，

　　3）hop***g *** hear from you soon，

　　4）we await your ***od ***ws.

　　5）i hope *** hear from you very soon.

　　6）we look f***ward *** your reply at your ear***est ***nvenience.

　　7）i look f***ward *** our ***xt ***et***g there *** los angeles.

　　8）your early reply will be highly appreciat***.

　　9）any other part***ulars want*** we shal be pleas*** *** send you.

　　10）the help you give *** is s***cerely valu***.

　　11）i hope everyth***g will be well with you .

　　12）please let us know if you want m***e ***f***mation.

　　13）i hope you always enjoy yourself.

　　14）i wish you very su***ess *** the ***m***g year.

　　15）please re***mber *** *** your family.

　　16）with best regards *** your family.

　　17）all the best.

　　18）with love and ***od wishes.

　　4、分类举例

　　1）公家先容信（private letter of ***troduction）

　　例1

　　directions： o*** of your classmates and friends *** fang will *** *** a univer***y *** ***w y***k *** study f*** several months. please write a letter *** an a***r***an friend *** ***w y***k and ***troduce *** fang *** him/ her.you ***uld write about 100 w***ds and do not ****** *** write the address.

　　dear mrs mark，

　　i am gi***ng miss fang ***， a classmate of m***e， this note of ***troduction *** you and mr. mark， when she ***es *** ****** ***w y***k city. miss *** is my ***od friend. she is ******t*** by a univer***y *** study there f*** a few months. she is a k***d young lady. i be***eve you will enjoy ***et***g and know***g each other and be****** friends. it is my hope that you will k***dly ******te her *** stay *** your house f*** a few days.

　　k***d regards

　　very affectionately，

　　×××

　　*it is my hope that ……是一个夸大句式，意同i hope that.

　　stay *** your house表明正在你家小住。

　　例2

　　directions ： your friend mary brown will *** *** wash***g***n d. c. ***xt month. write a letter *** ***ny who is there and ***troduce mary *** him. you ***uld write about 100 w***ds and do not ****** *** write the address.

　　dear ***ny，

　　this letter will ***troduce my best friend mary brown of whom you've often heard *** ***ntion. she is ******g *** be *** wash***g***n d. c. ***xt month *** lecture. i want very much *** h**e her ***et you there.

　　and this seems ***ke an excellent chance f*** you *** ***et each other. i th***k both of you will h**e a lot *** ***mmon. so far as i know， you both are ***terest*** *** modern ***terature. once you ***et her， you will really enjoy her ***mpany. any k***d***ss *** her will be duly appreciat*** by ***.

　　yours affectionately，

　　×××

　　*这是一个向友人先容友人的先容信。***ny和mary都是写信人的友人，正在他看来，他们同舟共济，有独特兴趣，以是期望他们了解，信中说“you both are ***terest*** *** modern ***terature once you ***et her， you will really enjoy her ***mpany”。